zanowni Państwo,

Arriva RP Sp. z o.o. zaprasza do złożenia oferty na przygotowanie i dostawę posiłków regeneracyjnych dla pracowników Spółki w sezonie zimowym 2026/2027, zgodnie z poniższymi wymaganiami.

1. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie oraz codzienna dostawa gotowych, ciepłych posiłków regeneracyjnych dla pracowników Zamawiającego.

Posiłek powinien obejmować:

• danie główne, stanowiące podstawowy i obowiązkowy element posiłku,
• opcjonalnie zupę lub zupę krem, zamawianą w zależności od bieżącej decyzji i zapotrzebowania Zamawiającego.

Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią różnorodność menu w całym okresie realizacji zamówienia.

Posiłki należy dostarczać w indywidualnych opakowaniach jednorazowych, umożliwiających bezpieczny transport i wydanie pracownikom.

Zamawiający nie wymaga dostarczania sztućców jednorazowych.

2. Miejsce oraz godziny dostawy

Arriva RP Sp. z o.o.
ul. Przemysłowa 1
86-060 Nowa Wieś Wielka

W godzinach: 10:30-11:00

3. Okres realizacji

od 2 listopada 2026 r. do 31 marca 2027 r.

Dostawy będą realizowane we wszystkie dni tygodnia, tj.:

• od poniedziałku do piątku,
• w soboty,
• w niedziele,
• w dni ustawowo wolne od pracy i święta,

zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem Zamawiającego.

4. Zasady składania zamówień

Rzeczywista liczba posiłków będzie każdorazowo określana przez Zamawiającego na podstawie aktualnego zapotrzebowania.

Informacja o liczbie posiłków zostanie przekazana Wykonawcy:

• standardowo co najmniej 1 dzień przed planowaną dostawą,
• w uzasadnionych przypadkach najpóźniej w dniu dostawy do godz. 8:00.

Wykonawca powinien zapewnić możliwość odpowiedniego dostosowania liczby przygotowywanych posiłków do zgłoszenia Zamawiającego.

5. Szacunkowe zapotrzebowanie

Przewidywana liczba zamawianych posiłków wynosi około:

190–200 szt. tygodniowo, łącznie z dostawami realizowanymi w soboty i niedziele.

Podana liczba ma charakter szacunkowy i służy wyłącznie do przygotowania i skalkulowania oferty.

Rzeczywista liczba zamówionych posiłków może być niższa lub wyższa i będzie zależała od faktycznego zapotrzebowania Zamawiającego. Rozliczeniu podlegać będą wyłącznie posiłki faktycznie zamówione i dostarczone.

6. Wymagania oraz sposób złożenia oferty

Prosimy o wskazanie co najmniej:

1. ceny netto i brutto za 1 danie główne, wraz z dostawą do wskazanej lokalizacji,
2. ceny netto i brutto za 1 porcję zupy / zupy krem, wraz z dostawą,
3. stawki podatku VAT,
4. przykładowego menu, najlepiej obejmującego minimum 2 tygodnie,
5. informacji dotyczącej sposobu pakowania oraz gramatury oferowanych posiłków,
6. potwierdzenia możliwości realizacji dostaw 7 dni w tygodniu, również w święta,
7. potwierdzenia możliwości przyjmowania ostatecznej liczby posiłków w dniu dostawy do godziny 8:00.

Cena jednostkowa powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia, w szczególności przygotowanie posiłku, opakowanie jednorazowe oraz transport do miejsca dostawy.

Ofertę należy złożyć za pośrednictwem platformy ofertowej Zamawiającego, poprzez wpisanie ceny jednostkowej netto dla dania głównego, w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku, w walucie PLN oraz załączyć wypełniony formularz ofertowy stanowiący załącznik do niniejszego postępowania.

Oferent poza formularzem ofertowym powienien złożyć także oświadczenie Wykonawcy, stanowiące załącznik do niniejszego postępowania wraz z wymaganymi dokumentami.

7. Rozliczenie i warunki płatności

Rozliczenie będzie dokonywane na podstawie rzeczywistej liczby prawidłowo dostarczonych posiłków.

Fakturowanie:

• 2 razy w miesiącu,
• faktura VAT wystawiana i przekazywana przy wykorzystaniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF),
• termin płatności: 14 dni.

8. Kryterium oceny ofert

Podstawowym kryterium oceny ofert będzie łączny koszt realizacji zamówienia, przy jednoczesnym spełnieniu wszystkich wymagań Zamawiającego.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia negocjacji handlowych z wybranymi Oferentami przed dokonaniem ostatecznego wyboru Wykonawcy.

9. Informacje dodatkowe

Złożenie oferty oznacza potwierdzenie przez Oferenta możliwości realizacji zamówienia zgodnie z warunkami wskazanymi w niniejszym zapytaniu.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

• zwrócenia się do Oferentów o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia dotyczące złożonych ofert,
• przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem,
• wyboru oferty najkorzystniejszej z punktu widzenia Zamawiającego,
• zakończenia postępowania bez dokonania wyboru oferty.
• wezwania wykonawców do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia dokumentacji;
• unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;
• zamknięcia postępowania bez wyboru wykonawcy.

Do postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Polityką Zakupów Grupy Arriva.

10. Wymagania udziału w Postępowania

O udział w postępowaniu może ubiegać się Oferenci, którzy łącznie spełnią następujące warunki:

1. prowadzą nieprzerwanie działalność gospodarczą przez okres minimum 12 miesięcy przed terminem składania ofert,
2. posiadają wymagane prawem zatwierdzenia/wpisy właściwych organów sanitarnych umożliwiające przygotowywanie i dostarczanie posiłków,
3. stosują wymagania higieniczne oraz procedury oparte na zasadach HACCP odpowiednio do zakresu prowadzonej działalności,
4. posiadają zasoby techniczne, transportowe, organizacyjne i kadrowe umożliwiające realizację dostaw 7 dni w tygodniu, w tym w soboty, niedziele i święta,
5. posiadają doświadczenie w realizacji usług cateringowych lub dostaw gotowych posiłków,
6. znajdują się w sytuacji organizacyjnej i finansowej umożliwiającej realizację zamówienia w całym okresie obowiązywania umowy,
7. zobowiązują się do przestrzegania obowiązujących wymagań Arriva RP dla Partnerów Biznesowych.

11. Osoby kontaktowe ze strony Zamawiającego

1. Marta Kłodzińska, T: +48 667 678 211, E: marta.klodzinska@arriva.pl